Kostentransparenz, Return on Invest, Integration in bestehende Systeme: Die gängigsten Anforderungen an eine Software für den Einkauf sind bekannt. Der Anforderungskatalog an moderne Softwarelösungen im strategischen Einkauf ist jedoch deutlich komplexer. Immerhin gewinnen Einkaufsorganisationen und -prozesse zunehmend an Komplexität. Doch welche Aspekte – abseits von Return on Invest & Co. – sind bei einer Softwarelösung noch wichtig? In Gesprächen mit Interessenten und Neukunden konnten wir viele Erkenntnisse gewinnen und haben zusammengefasst, was Sie bei der Einführung einer Einkaufssoftware beachten sollten.
Erhöhte User-Akzeptanz dank Anwenderfreundlichkeit Change Management stellt ohnehin schon eine Herausforderung dar, wenn es um die Einführung neuer Systeme geht. Je weniger die Software auf die End-User und deren Gewohnheiten zugeschnitten ist, desto niedriger ist die Akzeptanz. Achten Sie daher darauf, dass das neue System sich durch eine gute User Experience und eine intuitive Benutzeroberfläche auszeichnet. Zur Benutzerfreundlichkeit zählt auch die Vermeidung von Fachjargon in der Menüstruktur oder den Funktionen. Ihre neue Einkaufssoftware soll Ihrer Organisation einen Mehrwert bieten, keine Verwirrung stiften. Immerhin gilt: “Der Köder muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler.”
Sicherlich gibt es nicht die perfekte Software für Ihr Unternehmen. Dennoch sollten Sie durch gründliches Benchmarking prüfen, welche Einkaufssoftware Flexibilität mitbringt und individuelle, auf den Kunden zugeschnittene Anpassungen anbietet.
Nutzenorientierung: Bewertung der Vorteile von Beschaffungssoftware Natürlich dient jede Software im Einkauf dazu, in irgendeiner Form Prozesse zu optimieren, Synergien zu heben oder Kosten einzusparen. Dennoch sollten Sie sich vorab die Frage stellen, welchen Nutzen die neue Einkaufslösung darüber hinaus mitbringen sollte. Im Hinblick auf den Fachkräftemangel im Einkauf legen Unternehmen beispielsweise Wert darauf, durch den Einsatz einer Software den Wertbeitrag pro Mitarbeiter zu erhöhen. Nimmt die Einkaufslösung den Einkäufern zahlreiche administrative Aufgaben ab, kann dieser sich wieder auf strategische Projekte konzentrieren.
Eine Softwareeinführung im Einkauf erfolgt nicht um der Software willen, sondern aufgrund konkreter Bedarfe. Definieren Sie also möglichst im Vorfeld, welche Projekte Sie mit der neuen Einkaufslösung angehen möchten bzw. prüfen Sie, bei welchen Problemen die neue Software unterstützen kann. Hier empfiehlt es sich, ein interdisziplinäres Team zu bestellen, das den Anforderungskatalog gestaltet. Dies kann aus Mitarbeitenden in Einkauf, Controlling, IT und beispielsweise Finance bestehen. Somit bringen Sie nicht nur verschiedene Kompetenzen mit ein, sondern verhindern auch, dass alle Systeme und deren Funktionen berücksichtigt werden.
Ein umfangreicher Nutzen kann auch bei der Geschäftsführung für mehr Akzeptanz sorgen. Berücksichtigen Sie also, für welche Stakeholder die neue Software welchen Nutzen bringen kann.
CPO & CFO: Neben der Reduzierung kommerzieller Risiken und Steigerung der Kosteneffizienz besteht der Nutzen für CPO auch darin, ein leistungsstarkes Beschaffungsteam zu führen und die Reputation der Einkaufsorganisation innerhalb des Unternehmens zu stärken CIO & CTO: Diese Positionen sehen den Nutzen darin, die digitale Transformation innerhalb des Unternehmens zu beschleunigen, gleichzeitig aber einen sicheren Launch und Datensicherheit zu gewährleisten Commodity Manager & Einkäufer: Diese Positionen sind oft am nächsten an der Software und nutzen diese in ihrem Berufsalltag. Für sie ist die Einkaufssoftware dann ein Nutzen, wenn sie den Workload reduziert und eine und dabei unterstützt, Lieferantenverhandlungen vorzubereiten und Strategien zu entwickeln. IT Department & Data Security: Bei der Abwägung der Kosten und NUtzen ist es für diese Stakeholder am relevantesten, dass möglichst wenig Ressourcen aus ihren Abteilungen für den Launch der Software benötigt werden. Effektive Implementierung von Software im Einkauf Überzeugt die Einkaufssoftware nun mit ihren Funktionen, lohnt es sich, einen Blick auf die Services hinsichtlich Implementierung zu werfen. Wie erfolgt die Schulung der Mitarbeiter? Wie wird die Führungsebene beim Change Management unterstützt? Integrieren Sie deshalb auch diese Aspekte in Ihren Anforderungskatalog. Auch die mögliche Integration mit bestehenden Systemen sollte berücksichtigt werden.
Weitere wichtige Aspekte Achten Sie darauf, dass die neue Einkaufssoftware alle nötigen Anforderungen hinsichtlich Datensicherheit erfüllt. Zertifizierungen der möglichen Dienstleister können hier behilflich sein. Eine Testphase oder die Möglichkeit eines Proof-of-Concept ist ein Pluspunkt. Im Rahmen einer solchen Machbarkeitsprüfung können Sie die Software testen, erste Potenziale identifizieren und somit eine bessere ROI-Rechnung vornehmen.
Der Reifegrad Ihrer Einkaufsorganisation als Grundlage für die Entscheidung Gerade bei der Einführung eines High-Touch-Produktes sollten Sie sich bei der Gestaltung eines Anforderungskatalogs genügend Zeit nehmen. Berücksichtigen Sie stets auch den Reifegrad Ihres eigenen Unternehmens. Den aktuellen Status Quo sowie das Reifegradniveau Ihrer Einkaufsorganisation zu kennen, ist eine Voraussetzung für die weitere Entwicklung. Versuchen Sie daher zu beurteilen, in welchem Stadium sich Ihre Einkaufsorganisation derzeit befindet: Agiert der Einkauf als operativer Abwickler der Produktion? In diesem Stadium sind Einkaufsorganisationen kaum standardisiert und digitalisiert. Wird der Einkauf bereits als Treiber des Geschäftserfolgs gesehen? Dann sind Prozesse womöglich bereits digitalisiert und vollständig in die IT-Landschaft integriert. Sich über den Reifegrad der Einkaufsorganisation bewusst zu sein, ist eine wichtige Grundvoraussetzung, wenn es darum geht, die richtigen Entscheidungen rund um die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen zu treffen.
