Auch wenn die Digitalisierung im Einkauf erwiesenermaßen zu mehr Effizienz, gesenkten Kosten und erhöhter Mitarbeiterproduktivität führt, sind Unternehmen zögerlich, wenn es um die Entscheidung für eine bestimmte Software geht. Die Digital Procurement Survey 2024 von PwC zeigt, dass sich der Digitalisierungsgrad im Einkauf seit der Corona-Krise kaum merklich verändert hat. Nach wie vor streben die Befragten jedoch eine Digitalisierungsrate von 70% bis 2027 an. Die Gründe für die verlangsamte Entwicklung in Richtung Digitalisierung im Einkauf sind vielfältig. Bedenken und Vorbehalte gegenüber einer neuen Lösung verlangsamen den Entscheidungsprozess. Sogar die vorgelagerte Entscheidung für oder gegen eine Software im Allgemeinen fällt den Unternehmen schwer. Im Einkauf, einem Unternehmensbereich, der mit seinen zahlreichen Hebeln einen entscheidenden Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten kann, sollte der Software-Frage offener begegnet werden. Welche Vorbehalte in Projekten und im Austausch mit potenziellen Kunden am häufigsten geäußert wurden, haben wir hier zusammengefasst.
1. ROI & Kosten: Digitalisierung im Einkauf muss sich rechnen Der Einkauf hat zur Hauptaufgabe, Kosten einzusparen. Das gelingt auf den ersten Blick nicht, wenn zusätzliche Kosten in diesem Bereich entstehen, beispielsweise in Form einer Investition für neue Software. Der erste Vorbehalt erklärt sich somit von selbst: Die Sorge, dass sich eine Software nicht rechnet und nicht den gewünschten ROI erzielt, ist groß. Entscheidungsträger befürchten, Geld ohne klare Effektivitätsgewinne zu verschwenden. Im ersten Jahr mag die ROI-Rechnung zwar etwas einfacher ausfallen, doch spätestens im 2. Jahr, im Angesicht erhöhter Service-Gebühren, stellt die Software eine monetäre Belastung dar. Hinzu kommt, dass einige Softwarelösungen lediglich Soft Savings (beispielsweise “Steigerung der Effektivität um 60%”) versprechen, die die ROI-Berechnung erschweren und für die interne Argumentation oft nicht ausreichend sind.
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Nicht zuletzt erfordert eine gründliche Bewertung der Amortisation auch die Berücksichtigung der bestehenden IT-Infrastruktur und Systemlandschaft. Welche Systeme weisen Redundanzen auf? Welche Tools können eliminiert werden, da die Funktionen in einer neuen Software vereint werden?
2. Implementierung und Akzeptanz von digitalen Lösungen im Einkauf “Was der Bauer nicht kennt, das frisst er nicht.” Was den Menschen vor hunderten Jahren schon nachgesagt wurde, ist auch heute noch gültig: Ist uns etwas nicht vertraut, verhalten wir uns eher zögerlich, wenig aufgeschlossen und bevorzugen das Alte, uns Bekannte. So erleben wir es häufig auch in Gesprächen, wenn es um die Digitalisierungsprojekte im Einkauf geht. Unternehmen fürchten grundsätzlich eine zu geringe Softwarenutzung – und sind somit schon einen großen Schritt weiter als andere, da sie das Problem immerhin erkannt haben. Ein zu geringer Nutzungsgrad der Software im Rahmen der digitalen Transformation kann verschiedene Ursachen haben:
• mangelhaftes Change Management: Je nach Unternehmensgröße empfiehlt sich ein dediziertes Team oder eine Person, die das Change Management für Digitalisierungsprojekte übernimmt und dafür sorgt, dass alle Stakeholder entsprechend involviert sind. Immerhin gilt es, verschiedene Mindsets, Altersgruppen und unterschiedliche Skill-Levels gleichermaßen mitzunehmen.
• schlechtes Onboarding & Launch-Management: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ausreichend interne Ressourcen vorhanden sind, um den Go-Live der Software zu begleiten und die User entsprechend onzuboarden. Hier empfiehlt sich ein Train-the-Trainer-Konzept. Tipp: Berücksichtigen Sie bei der Dienstleister-Auswahl, wie ausgereift das Launch Management ist und ob dieses ein entsprechendes Schulungskonzept für die User enthält.
3. Bekanntheit: Digitalisierung im Einkauf nur mit bewährten Tools? Erfahrungsgemäß gehen Unternehmen gerne mit der Masse und setzen auch bei der digitalen Transformation eher auf bewährte und etablierte Lösungen am Markt. Dies ist insofern problematisch, als dass oft nicht abgewogen wird, ob diese – oft teureren – Produkte die beste Lösung für den Use Case im Unternehmen sind. Dominiert wird diese Entscheidung darüber hinaus oft von den IT-Abteilungen. Hier kommt das altbekannte Silo-Denken ins Spiel: Stellen Sie sicher, dass Sie den Einkauf bei der Auswahl der digitalen Tools mit einbeziehen.
4. Insel-Lösung: Einkaufssoftware ist nicht gleich Einkaufssoftware In Gesprächen mit Interessierten zeichnet sich nicht selten Angst vor Redundanzen ab: Unternehmen befürchten das Entstehen verschiedener kleiner Insel-Lösungen. Um dem entgegenzuwirken, ist ein holistischer Ansatz erforderlich, der nicht nur einzelne Tools und Systeme, sondern die gesamte Organisation berücksichtigt, um Synergien zu schaffen. Es gibt jedoch auch ein anderes Extrem: Die Software wird aus finanziellen Gründen nicht überall ausgerollt. Dadurch entstehen automatisch Insellösungen pro Bereich.
5. Weitere Vorbehalte bei der Digitalisierung im Einkauf Unternehmen befürchten eine zu große Abhängigkeit von einem Tool. Anstatt ein Tool zu finden, das mit den Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens übereinstimmt, neigen Unternehmen dazu, ihre Geschäftsprozesse auf das Tool auszurichten. Das birgt das Risiko einer zu großen Abhängigkeit und sollte demnach vermieden werden. Nicht zuletzt berichten Unternehmen oft von misslungenen Software-Einführungen aus der Vergangenheit, welche letzten Endes zu Frustration bei den Usern geführt haben. Dies kann ebenfalls verschiedene Gründe haben, wie beispielsweise Probleme bei der Verknüpfung mit dem ERP-System.
Digitalisierungsprojekte im Einkauf: Erfahrung aus erster Hand Im Rahmen von Gesprächen mit Neukunden ist uns eine gründliche Aufklärungsarbeit wichtig. Wir nehmen unsere Kunden von Anfang an mit und klären nachvollziehbare Vorbehalte auf. Unser Anspruch ist es, und nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur unserer Kunden einzufügen. Deshalb ist es unerlässlich, die Systemlandschaft in Gänze zu betrachten und zu verstehen. In der Regel steht unser Deployment-Team deshalb auch mit einem Ansprechpartner aus dem Bereich Digitalisierung/IT in Kontakt. Zufriedenen Kunden sind unser wichtigstes Aushängeschild. Sie möchten Informationen aus erster Hand und sich mit einem unserer Kunden über ivoflow austauschen? Gerne stellen wir den Kontakt zu den Ansprechpartnern her.
